«Татнефть-АЗС Центр» внедрил мобильное приложение iSelf для СЭД «Дело»
Компания «Электронные офисные системы» (ЭОС) сообщила о внедрении мобильного приложения iSelf для СЭД «Дело» в компании «Татнефть-АЗС Центр». Использование iSelf, разработанного ЭОС совместно с компанией Flexis, позволяет руководителям «Татнефть-АЗС Центра» осуществлять удаленную работу с документами в системе электронного документооборота «Дело», повышая скорость принятия решений и улучшая контроль их исполнения. Проект выполняла компания «ТатАСУ», рассказали CNews в ЭОС.
Учредителем и единственным участником ООО «Татнефть-АЗС Центр» является компания «Татнефть». На сегодняшний день «Татнефть-АЗС Центр» имеет 8 филиалов на территории 6 субъектов РФ. Общая численность работников компании и ее филиалов составляет 4106 человек. В эксплуатации находятся 5 нефтебаз и 273 автозаправочные станции.
В августе 2000 г. стартовало внедрение СЭД «Дело» (разработка ЭОС) в исполнительном аппарате «Татнефти» и управлении «ТатАСУнефть». Позднее, в марте 2001 г., был организован обмен документами по электронной почте с центральным аппаратом компании. Затем внедрение системы продолжилось в подразделениях «Татнефти» — к 2004 г. холдинг, включая удаленные подразделения в Москве, Киеве, Санкт-Петербурге, Нижнекамске и Альметьевске, практически полностью перешел на безбумажный документооборот.
На сегодняшний день СЭД «Дело» внедрена практически во всех дочерних предприятиях и филиалах «Татнефти» — общее количество рабочих мест превысило 4,5 тыс. (включая подсистему «СЭВ», опции «Поточное сканирование» и «ЭЦП и шифрование»). В 2013 г. началась подготовка, настройка и тестирование мобильных приложений для удаленной работы руководителей подразделений в СЭД «Дело» с планшетов Apple iPad.
Работа с мобильным решением iSelf (информационная сводка и отображение документа)
Таким образом, целью проекта стало организовать удаленную работу с документами руководителей «Татнефть-АЗС Центра» с помощью установки мобильного приложения для уже эксплуатируемой СЭД «Дело», предоставить руководителям доступ к необходимым документам во время их нахождения вне рабочего места (в командировке, в пути и т.д.). Использование мобильного приложения должно было помочь избежать задержки решений руководства по срочным вопросам, усилить контроль над их исполнением.
В июне 2013 г. «ТатАСУ» организовала презентацию мобильных решений для удаленной работы с СЭД «Дело» для руководителей «Татнефть-АЗС Центра». По итогам презентации было принято решение протестировать приложение iSelf для мобильного устройства iPad. По итогам тестовой эксплуатации заказчик принял решение о закупке лицензий мобильного приложения iSelf для СЭД «Дело».
На данный момент закуплена серверная лицензия и 4 клиентских места. Еще 4 клиентских места находятся в стадии оформления договоров и будут установлены в ближайшее время. После установки лицензии на продуктивные серверы и подсистемы на мобильные устройства руководителей были подготовлены соответствующие инструкции, а также проведено обучение руководителей и делопроизводителей, отметили в ЭОС.
Как пояснили в компании, для работы мобильного приложения необходимо использование веб-сервера в зоне ДМЗ, на котором будут настроены: подсистема «Управление процессами», почтовый сервер, модуль интеграции ЭОС, модуль интеграции Flexis. Ключевой особенностью реализации мобильной работы с СЭД «Дело» с помощью приложения iSelf в «Татнефть-АЗС Центре» стало обеспечение безопасности, в связи с чем исполнителю пришлось долго составлять и согласовывать схему серверов и каналов связи. В итоге из-за высоких требований по безопасности всю подсистему мобильных клиентов потребовалось вынести на отдельный сервер, открытый лишь одним портом в локальную сеть заказчика. Соответственно, на выделенном сервере пришлось «поднимать» и отдельный почтовый сервер, рассказали в ЭОС.
Схема работы мобильного приложения iSelf для СЭД «Дело» в «Татнефть-АЗС Центре»
В ближайшее время «ТатАСУ» планирует обновить версию мобильного приложения iSelf, установленного у заказчика, до версии iSelf 2.1. Кроме того, «Татнефть-АЗС Центр» рассматривает возможность установки мобильного решения iSelf руководителям восьми удаленных филиалов компании. Как территориально-распределенной организации это позволит заказчику посылать документы (к примеру, в Челнинский филиал) сразу на мобильное устройства руководства филиала.
В целом, по отзыву заказчика, работа с подсистемой мобильного доступа с приложениями iSelf позволяет после авторизации видеть все документы, распределенные по четырем папкам — «Все документы», «На рассмотрение», «На согласование», «На утверждение», каждая из которых, в свою очередь, делится на подгруппы «новые», «истекает срок», «срок истек». В iSelf отображается информационная сводка документа, сам документ графически, задания по нему, а также страница работы с резолюциями.
«Приложение iSelf успешно работает на мобильных устройствах руководителей компании “Татнефть-АЗС Центр” и “УПТЖ для ППД”. Решение позволяет руководителям брать часть документов с собой в поездки для дальнейшего рассмотрения. Нас немного не устраивает ситуация, когда все документы можно получать только через помощника, но мы настроили профили самих руководителей в системе как дополнительных помощников, так что они могут какие-то документы отправить себе заранее, — прокомментировала результаты проекта Евгения Косоногова, инженер отдела сопровождения корпоративных систем «ТатАСУ», ГК «Татинтек». — О каком-то существенном эффекте повышения эффективности работы руководителей говорить пока рано, системой пользуются в активном режиме буквально несколько месяцев. Хотя уже несколько раз подсистема мобильных решений действительно помогала быстро дослать несколько важных документов на совещание для принятия важных решений. В то же время, согласовывать и визировать документы мы пока “остерегаемся” — в этих подразделениях пока не используются ЭЦП. Но, я думаю, все впереди».
По ее словам, внедрение мобильного приложения iSelf оптимизировало работу в системе «Дело», увеличило объемы оказываемых услуг силами «ТатАСУ». Проект внедрения мобильных приложений для СЭД «Дело» будет продолжен, и в планах — развертывание этого проекта на другие дочерние предприятия «Татнефти».
