Мобильные бизнес-приложения – помощь или вред?

Особенно это характерно для топ-менеджеров компаний, которые в силу специфики деятельности вынуждены часть рабочего времени проводить вне офиса: в командировках, на деловых встречах и переговорах. Согласно результатам исследования, проведенного специалистами компании "Астерос", среди самых востребованных бизнес-сервисов по-прежнему лидируют электронная почта (42%) и доступ к корпоративным ресурсам (42%). При этом из 86 топ-менеджеров и сотрудников ИТ-служб, принявших участие в опросе, более половины уверены в том, что для полноценной работы этого функционала недостаточно.

Не менее важна возможность оперативного согласования договоров (47%), доступ к BI-решениям (32%) и отдельным функциям ERP-систем (32%). "В последнее время, все чаще у сотрудников возникает необходимость удаленного доступа к системе документооборота. Кроме того, технические возможности позволяют даже работать с ERP-системами с мобильных устройств. Я сам наблюдал, как сотрудник одной из компаний работал в системе "1С" с планшета Apple", – рассказывает Кирилл Алифанов, ИТ-директор компании "Атомэнергомаш".

Главным преимуществом мобильных устройств остается возможность быстрого доступа к информации. Но, несмотря на это, превращению планшетов и смартфонов в стандартный рабочий инструмент топ-менеджера, наряду с ноутбуком и ПК, мешает целый ряд проблем.

Доступ к почтовым сервисам

Сотрудники каждой второй российской компании сегодня пользуются мобильным доступом к корпоративной почте, календарю и планировщику задач. По мнению пользователей, это позволяет не только своевременно отвечать на письма, но и не забывать о важных встречах, событиях или датах. "Регулярные переговоры поставщиками, клиентами, представителями кредитных организаций – неотъемлемая часть моей работы, – рассказывает Алевтина Яшкина, финансовый директор компании "РусТоргИнвест". – Помимо этого, есть множество рутинных ежедневных задач, о которых нельзя забывать. Помогает мне в этом планировщик задач, в который нередко заглядываю даже со своего смартфона. Конечно, в качестве альтернативы можно завести обычный ежедневник, но носить его с собой повсюду не очень удобно. Равно как и вносить коррективы в свои планы".

Впрочем, далеко не все компании заинтересованы в использовании мобильных устройств. Среди российских топ-менеджеров по-прежнему немало и тех, кто считает, что использование планшетов и смартфонов лишь усложняет работу. "За последние пару лет сильно разочаровался в пользе мобильных приложений. Некоторое время пользовался только почтой, но отказался от этого сервиса, – делится мнением Михаил Подлазов, вице-президент по финансам компании "Русская фитнес-группа". – Мобильный доступ с телефонов не люблю именно потому, что чувствуешь необходимость все время быть на связи и отвечать на почту, которая может приходить практически круглые сутки. Аналогично, если известно, что у тебя есть доступ в любое время, от тебя и ждут реагирования или участия в любое время – будь ты на важной встрече или переговорах. Это мешает и делает нас слишком зависимыми от гаджетов, что объективно неправильно. Считаю, что процессы в компании должны быть отлажены так, чтобы не возникало необходимости в постоянном "ручном" управлении".

Согласен с коллегой и Дмитрий Костылев, финансовый директор компании "Олант". " В нашей компании разрешен удаленный доступ к корпоративной почте. Оборудование гаджетов антивирусными программами открывает широкий доступ к корпоративным приложениям. Другое дело, насколько часто возникает потребность пользования почтой, например, сидя в машине? Ведь надо еще и управлять автомобилем, – размышляет он. – Опять же, во время переговоров ты не будешь вести переписку, это некрасиво".

Возможности "виртуального" компьютера

Некоторые компании не ограничивают возможности пользователей только корпоративной почтой, но и открывают доступ к персональным компьютерам, позволяя использовать те же программы, что и в офисе. Для этого, как правило, используется специальное ПО. Зачастую, его приобретение и дальнейшая адаптация под нужды компании обходится дешевле, чем закупка ноутбуков.

Несмотря на, казалось бы, очевидную экономию, эта услуга практически не востребована российскими топ-менеджерами. Главная причина – неудобство в работе. "Интерфейс компьютера можно настроить под индивидуальные потребности пользователя, – говорит Алевтина Яшкина. – В мобильном устройстве это сделать сложнее. Ограничения связаны с конфигурацией программы, требованиями ИТ-службы и т.д. Кроме того, объективная необходимость в этом бизнес-сервисе возникает крайне редко, а потому лучше хранить всю информацию в ноутбуке".

Независимо от того, публичная компания или нет, ее топ-менеджмент должен обладать оперативной информацией о предстоящих выплатах. Чтобы вовремя оплачивать счета, выставленные контрагентами, и отслеживать движение заявок, работу по согласованию платежей можно перенести из корпоративной системы в мобильное приложение. В этом случае у пользователя появится возможность просмотреть все необходимые реквизиты, приоритетность платежа, контролировать согласование тех или иных выплат в режиме реального времени.

"На мой взгляд, это одна из самых важных функций для финансового директора, поскольку позволяет просматривать документы, редактировать их, при необходимости отправлять на доработку договора или оперативно утверждать платежи, – уверена Екатерина Кузнецова, заместитель финансового директора группы компаний "Аквилон". – Таким образом, компании удастся сократить сроки согласования договорных документов и заявок на оплату".

Правда, такой вариант работы возможен только при наличии высокоскоростного интернета. "Не всегда можно полноценно работать с файлами на мобильных устройствах. Если нет Wi-Fi, то скорость и стоимость передачи данных не самые идеальные, – комментирует Михаил Кацнельсон, вице-президент по финансам и экономике компании "Ланч". – Доступ к файлам с большими массивами данных и сложным моделям сейчас невозможен из-за низкой скорости и несовершенства мобильных устройств".

Работа в ERP-системе

Мечта любого топ-менеджера – доступ с мобильного устройства к функционалу ERP-системы, включая управленческий учет, процесс закупок и продаж, управление складом. "Мне важно быть в курсе финансовых вопросов. Надеюсь, когда-нибудь у меня появится возможность контролировать финансовую отчетность и вносить коррективы в любое время", – говорит Елена Кудоярова, заместитель финансового директора компании "Данвита". Но пока большинство компаний не готовы идти на такие уступки сотрудникам. И на это есть объективные причины.

Во-первых, работа мобильных устройств зачастую не поддерживается ИТ-департаментами компаний. Во-вторых, обратная сторона мобильности – снижение уровня информационной безопасности. "Сама возможность удаленного доступа к критически важным для организации ресурсам несет определенные риски. Учитывая, что обращаться к ним будут не 1–2, а значительно большее число людей, угрозы многократно возрастают, – не сомневается Олег Кузьмин, директор департамента информационной безопасности компании "Ай-Теко". – Второй момент, далеко не все топ-менеджеры пользуются корпоративными мобильными устройствами. Соответственно, выполнить требования политики информационной безопасности на личных устройствах сложнее. Еще один важный нюанс – не всегда в компаниях есть соответствующая политика безопасности, все настройки продуманы и выполнены грамотно, или же пользователь не имеет возможности отключить их".

Безопасность превыше всего

Вопросов, касающихся защиты информации на мобильных устройствах, сегодня гораздо больше, чем ответов. Не наблюдается единства мнений и в вопросе о том, когда использование смартфонов и планшетов для бизнеса станет безопасным.

"Определенные риски будут присутствовать всегда, – утверждает Олег Кузьмин. – Но их можно существенно снизить, применяя грамотные подходы к реализации удаленного доступа с мобильных устройств. Заблаговременно должны быть решены вопросы по реализации защищенного доступа в корпоративную сеть, среди них использование VPN, шифрование файлов, строгая аутентификация. Также крайне желательно использование специализированных программ, позволяющих блокировать устройство в случае его потери или стереть все данные на нем".

Конечно, теоретически ИТ-специалисты компании могут попытаться использовать штатные способы защиты информации, но главная проблема заключается в том, что все они бессильны против человеческого фактора. "Защита информации носит не только технический, но и организационный характер, – резюмирует Кирилл Алифанов. – Чаще именно люди являются слабым звеном. Известны случаи, когда даже сотрудники спецслужб забывали ноутбуки с секретной информацией. Поэтому здесь надо однозначно ставить разграничение по доступу к информации, с которой можно работать в удаленном режиме, и той, которая должна обрабатываться только внутри предприятия".

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2804