CNews: Телеком B2B
Статья

Как разделить личные и служебные расходы на корпоративную связь

Телеком Телеком B2B

Использование сотрудниками корпоративного мобильного телефона для личных нужд может пробить серьезную брешь в бюджете компании на сотовую связь. Однако сегодня на рынке существуют решения, способные разграничить личные и служебные разговоры и тем самым сэкономить компании до 20% выделенных средств.

Специализированные программы для бюджетирования расходов на коммуникации получают все большее распространение. В классическом исполнении "Мобильный бюджет" позволяет разделить расходы на сотовую связь по времени предоставления услуг; по направлению звонков и типам сервисов; по спискам номеров либо по персональному лимиту расходов и таким образом разграничить личные и служебные расходы.

"Безусловно, услуга является весьма интересной для корпоративных клиентов в качестве инструмента оптимизации структуры бюджетных расходов, повышения эффективности затрат на коммуникации и снижения нецелевого использования средств компании со стороны сотрудников", – подтверждает старший аналитик ИК "Риком-Траст" Владислав Жуковский. Она интересна не только крупным сырьевым компаниям, но также среднему и малому бизнесу, для которого вопрос экономии бюджетных средств и минимизации непроизводственных расходов стоит наиболее остро.

"Услуга пользуется заслуженной популярностью, количество пользователей постоянно растет, и в условиях современного рынка она находит применение как у крупных, так и у небольших клиентов. Сейчас доля СМБ составляет 44%, – рассказывает менеджер продукта отдела управления корпоративной связью и партнерских продуктов компании "Вымпелком" Вячеслав Соколов. – Услуга активно наращивает абонентскую базу в регионах, и на сегодня их доля по отношению к Москве составляет более 70%".

Эффективность "Мобильного бюджета" оценить просто. По средним подсчетам, 20% от расходов на служебную связь – это личные звонки сотрудников. Допустим, у компании 100 номеров со средним счетом 1 тыс. рублей на одного абонента. Получается, что ежемесячный счет за услуги связи составляет примерно 100 тыс. рублей. При использовании услуги "Мобильный бюджет", ежемесячная экономия составит 20 тыс. рублей.

Свобода общения

Наиболее заметным преимуществом мобильного бюджета является то, что каждая отдельно взятая компания имеет возможность наиболее гибко подстроить под нужды своего бизнеса услуги корпоративной связи. Прежде всего, речь идет о выборе оптимального тарифного плана, определении рабочего и нерабочего трафика, формировании списка предпочтительных номеров, максимально допустимого лимита расходов в расчете на одного сотрудника.

Другими словами, посредством мобильного бюджета компания получает возможность качественно повысить эффективность затрат на услуги мобильной связи, улучшить систему контроля за целевым использованием средств, минимизировать не связанные с профильной деятельностью компании звонки, создать стимулы для более рационального использования трафика со стороны персонала. Использование услуги "Мобильный бюджет" позволяет компаниям четко планировать объем расходов на служебную сотовую связь, так как сумма счета не будет превышать установленные с помощью услуги бюджеты сотрудников.

"Компания получает гибкий инструмент управления системой служебной сотовой связи, так как может самостоятельно назначать и изменять персональные бюджеты каждому сотруднику (от 100 до 50000 рублей без НДС), – перечисляет возможности Вячеслав Соколов. – Компания не ограничивает сотрудников в общении, и он всегда на связи без издержек для бюджета всей компании, так как оплачивает счет на сумму, превысившую установленный лимит".

Однако "Мобильный бюджет" выгоден не только работодателям, но и сотрудникам, так как позволяет свободно общаться по служебному телефону без опасения превысить бюджет компании. При этом отпадает необходимость постоянно носить с собой два телефона: один для деловых разговоров, а второй – для личных. Не говоря уже о том, что сотрудники получают возможность оплачивать личные разговоры по льготным корпоративным тарифам.

Не для всех

Описанный вид корпоративных услуг только зарождается на российском рынке мобильной связи, что обусловливает его низкую степень распространенности в бизнес-среде. Основная сложность, как всегда, кроется в цене вопроса. Для любой компании, особенно представляющей малый и средний бизнес и не обладающей существенными бюджетными средствами, принципиально важным становится стоимость внедрения такого рода системы.

"Здесь важно соблюдение оптимального баланса между ценой и качеством, так как завышенная цена даже на априори перспективные и выгодные услуги может отбить всякое желание пользоваться ею. Большинство компаний прекрасно осознают низкую эффективность коммерческих затрат на услуги связи, – поясняет Владислав Жуковский. – Однако эта величина им более-менее известна и прогнозируема, тогда как затраты на новые системы оптимизации расходов зачастую кажутся менее прозрачными и обоснованными".

"Росгосстрах Банк" не использует данную услугу. При этом в некоторых компаниях данная услуга, конечно же, будет востребована. Однако в банке очень сложно выделить типы сотрудников, исходя из предлагаемых вариантов. В итоге по факту множество работников смогут заявить претензии и потребовать возмещения расходов", – обосновывает свою позицию директор планово-экономического департамента "Росгосстрах Банка" Илья Помигалов. Например, в рамках статьи "Бюджет на услуги связи в установленное время", по сути, если сотруднику выдается телефон, это означает, что он находится в движении, то есть его работа носит разъездной характер. Но проконтролировать факт работы в "строго установленное" время бывает весьма сложно.

Сегодня банку по данной статье удобнее использовать следующую схему: лимиты банк устанавливает сам, а возможные перерасходы возмещаются работниками. "В целом, единственное, что так или иначе возможно применить в банке, – это "Бюджет по направлению звонков и типам сервисов", но это опять же спорно, к тому же банк может это делать самостоятельно", – резюмирует Илья Помигалов.

"Наша компания не использует данную услугу. Хотя допускаю, что в некоторых компаниях она может быть востребована. Но, на мой взгляд, достаточно сложно реализовать на практике принцип разграничения звонков по рабочему времени", – считает Анастасия Клягина, директор департамента дорожных чеков и предоплаченных продуктов компании "Американ Экспресс Международные Услуги". "Например, в рамках статьи "Бюджет на услуги связи в установленное время" сотруднику выдается телефон для связи в установленное компанией рабочее время. Что делать в случае, если его абоненты из другой компании, у которой нет такого жесткого регламента рабочего времени, будут звонить позже, и необходимо им перезванивать? Придется по факту каждый месяц сортировать личные звонки и звонки "по работе" во внерабочее время. Это будет отнимать много времени. Удобнее установить лимиты на звонки в месяц, а возможные перерасходы возмещать за счет средств работника. Очень интересен сервис "Бюджет по направлению звонков и типам сервисов", в этом есть доля смысла для экономии расходов", – резюмирует Анастасия Клягина.

"Мы не используем эту услугу. У нас множество сотрудников пользуется мобильной связью, для них выделен определенный лимит денег. Сейчас подобных услуг – огромное множество, и для того, чтобы в этом разобраться, необходимо вникать в вопрос, постоянно отслеживать данные, а у нас такой возможности нет. Да и мобильная связь уже не стоит баснословных денег как раньше, тем более что за эти услуги также надо платить", – объясняет свою позицию ИТ-директор компании Finn Flare Александр Миронов.

Куда более категоричен в своих оценках председатель совета директоров "Алтайэнергобанка" Сергей Востриков: "У нас нет корпоративной мобильной связи. Если сотрудник не готов потратить 50 рублей, чтобы общаться со своим начальником по мобильному телефону, требуя, чтобы ему оплачивали мобильную связь, то это ненормальная ситуация. У нас достойная зарплата, которая позволяет сотрудникам самостоятельно оплачивать свои расходы на мобильную связь".

Бюджетная альтернатива

У Владислава Жуковского нет никаких сомнений в том, что специальные решения для расчета и контроля бюджета на сотовую связь имеют колоссальный потенциал на российском рынке связи и коммуникационных услуг. При этом по мере развития данного сегмента рынка и снижения средней цены услуги типа "Мобильного бюджета" будут набирать популярность не только у крупного сырьевого бизнеса, но и динамично развивающегося СМБ. Клиентами сервиса воспользуются предприятия, ориентированные на максимально возможное эффективное использование своих финансовых ресурсов и оптимизацию затрат.

Конечно, "Мобильный бюджет" – далеко не единственная услуга сотовых операторов, которая помогает оптимизировать расходы на корпоративную связь. Тот же "Вымпелком" предоставляет пакет продуктов по управлению корпоративной связью, ряд которых можно использовать для разделения расходов на служебную связь, соответственно использовать их как альтернативу услуге "Мобильный Бюджет". Речь идет об "Анализаторе счета". Эта услуга, так же как и "Мобильный Бюджет", позволяет разделить расходы на связь на личные и служебные. Однако "Анализатор счета" обладает более гибкой настройкой лимитов/компенсаций и совместим с продуктами "1С", что облегчает учет затрат на корпоративную связь в бухгалтерии.

Еще есть сервис "Корпоративная предоплата". С помощью этой услуги компания может перевести на номер сотрудника сумму в пределах лимита. Если средства закончились, то сотрудник пополняет баланс за свой счет. Услуга подходит клиентам, сотрудники которых работают вне штата, наняты на время либо в компании большая "текучка" кадров. "Клиенты, которым нужен больший набор возможностей, выбирают "Анализатор счета" или "Мобильный Бюджет", – заключает Вячеслав Соколов.

Максим Логвинов